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Événements hybrides : les avantages et les inconvénients

05 juin 2022
Un groupe de gens qui assistent à un événement hybride. Certains sont présents sur place, et d'autres se sont joint en ligne avec leur ordinateur.

À l'ère du numérique, il n'y a plus que les événements en personne qui ont la cote! On parle aussi d'événements virtuels, et parfois même d'événements hybrides (pas de panique, on vous explique c'est quoi ci-dessous).

Et quand il est question de philanthropie, chacun des types d'événements a ses avantages et ses inconvénients. Pour vous aider à y voir plus clair, on vous fait part de nos observations.

Un événement hybride, ça mange quoi en hiver?

Les événements hybrides gagnent rapidement en popularité, mais il est primordial de considérer qu'ils sont encore un mystère pour plusieurs personnes. Si vous en organisez un, il faudra donc garder cela en tête. Ces formats se sont fortement développés durant la pandémie, et avec l'essor du télétravail — accompagné d'un exode marqué vers la banlieue et la région, ils sont là pour de bon.

Un événement hybride, c'est un événement qui regroupe à la fois des gens en présentiel et une audience à distance. Les personnes à distance peuvent donc se joindre au public présent sur place par vidéoconférence ou toute autre application Web. Ça permet de :

  • rejoindre plus de monde,
  • assurer une meilleure participation,
  • et limiter au max les annulations de dernière minute.

Comme on dit : on s'adapte, on grandit et on amasse encore plus de fonds!

Les avantages des événements hybrides

Les événements hybrides présentent une panoplie d'avantages et sont de plus en plus prisés pour les activités de financement.

On peut, par exemple, organiser un encan virtuel Followmybid en prolongement d'un tournoi de golf ou d'un classique souper spaghettis.

L'activité en présentiel peut soit lancer le bal de l'encan, qui se continuera par la suite, ou être le point culminant de la collecte de fonds pour en célébrer la réussite. Cela vous permet aussi d'organiser :

  • une cérémonie de remise des lots,
  • un palmarès des luttes les plus serrées pour remporter un lot,
  • une consécration des personnes qui ont le plus misé,
  • un discours de remerciement de la part du comité d'organisation,
  • ou tout ce qui vous passe par la tête!

N'oubliez pas d'offrir un wifi pour que les gens présents puissent miser en temps réel. Certaines organisations mettent même des iPad à disposition pour se connecter et miser.

La fonctionnalité d'assistants de Followmybid vous permet aussi de désigner des personnes qui miseront au nom de ceux et celles qui ne peuvent pas le faire sans aide. Autrement dit, même lors d'événements centrés sur la technologie, on n'abandonne pas les gens qui n'ont pas de téléphone intelligent ou qui n'arrivent pas à se connecter au wifi (on est fins de même)!

 

Un plus grand public

Un des principaux avantages des événements hybrides est qu'il devient ultrafacile de toucher beaucoup plus de personnes.

Sans les contraintes logistiques liées au déplacement ou à l'hébergement sur place, il suffit d'envoyer des invitations virtuelles et hop! tout les adeptes de la technologie se connectent au bon moment. D'un autre côté, les gens du coin qui n'aiment pas les activités en ligne ou qui ne sont pas des amis de la technologie peuvent tout à fait se présenter sur place et profiter d'un événement en présentiel.

On peut donc toucher un public beaucoup plus large, que ce soit au Québec, au Canada, ou même à l'international!

 

Une flexibilité au gout du jour

Un autre gros avantage de ce format, c'est qu'il est facile de l'adapter selon les besoins du moment. L'activité ayant deux parties, il est ultrasimple de prioriser l'une ou l'autre selon les conditions ou d'adapter la façon de faire des liens entre les deux.

Mais le plus important : en cas d'urgence (sanitaire, météorologique, ou autre : la vie est pleine de surprises), on évite la case report! L'événement peut facilement se transposer à 100 % en ligne au besoin.

Les inconvénients des événements hybrides

Il ne faut cependant pas oublier les avantages principaux des événements en présentiel : le contact direct et le réseautage. Il est possible de promouvoir ces deux éléments en ligne, mais c'est toujours un peu plus difficile. Surtout quand il est question de faire le lien entre le public sur place et les gens connectés à distance.

Il faut savoir s'adapter

Pour organiser des événements hybrides, il faut maitriser un peu la technologie. Si vous êtes du type à chercher deux heures comment ouvrir vos courriels, vous aurez probablement besoin d'un peu d'aide!

Le bon côté des choses, c'est que nous couvrons vos arrières. Avec la plateforme Followmybid, il est extrêmement facile d'organiser des encans en ligne, même pour les gens qui ne sont pas nés avec une souris dans les mains. Il ne vous restera qu'à planifier la partie présentielle de l'événement (et on sait que vous excellez déjà dans ce domaine), et le tour est joué!

On s'occupe :

  • des invitations,
  • des inscriptions,
  • des mises,
  • des dons,
  • des contacts,
  • des rappels,
  • de la visibilité de vos partenaires,
  • et plus encore!

Il vous faudra aussi être prêts à faire face à toute sorte d'imprévus : vidéo en direct, problèmes de son, Internet instable, etc. Une bonne organisation et une panoplie de plans B seront la clé de votre réussite!

Il peut être plus difficile de capter l'attention des gens à distance

Il est beaucoup plus facile de capter l'attention d'une salle comble que de tenir en haleine des gens à distance, seuls dans leur salon avec un sac de popcorn sur les cuisses et tant de distractions à portée de main.

Il devient alors primordial de rendre l'événement dynamique et interactif, notamment en replaçant le contact humain par une alternative virtuelle. C'est pour cela que Followmybid a mis en place des notifications automatisées amusantes qui gardent tout le monde engagé et qui encouragent la surenchère.

Vous devrez faire le lien entre les deux publics

Bien que les gens sur place ne soient pas en reste, il est important de leur faire miroiter la présence des gens à la maison pour rendre l'activité encore plus spéciale à leurs yeux.

Trouvez une façon originale d'établir une communication entre les gens à la maison et l'assistance dans la salle, montrez les visages individuels et la foule à travers la caméra, ou optez simplement pour des interactions indirectes qui rappelleront aux publics qu'ils sont multiples.

La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez faire ceci avec la fonctionnalité d'écran géant offerte par Followmybid. Il vous suffit de connecter l'écran à un ordinateur et d'ouvrir le lien pour afficher en direct la progression vers l'objectif et les dernières mises. Tout le monde sera captivé par l'avancement des mises, et en plus d'attirer l'attention sur chacun de vos lots, ça témoigne bien du nombre de personnes qui misent à distance.

On vous a donné le gout?

Ça vous donne envie d'organiser un encan en ligne en mode hybride? Parlez-nous de votre prochaine activité de financement, on vous revient vite avec nos solutions faciles et efficaces!

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