Après l’encan
Votre encan est maintenant terminé. Félicitations! Vous approchez de la ligne d’arrivée, mais quelques étapes nécessitent encore votre attention pour une fermeture d’encan réussie.
Procéder aux paiements des lots et des dons
La bonne nouvelle, c’est que la plateforme envoie automatiquement des factures à payer aux participants après la fermeture de l’encan. Aucune action n’est requise de votre part. Si vous avez choisi de faire l’utilisation d’une plateforme de paiement, vos participants pourront payer en ligne directement.
Afin de maximiser le montant total des fonds amassés lors de votre événement, la plateforme permet aux participants de couvrir les frais de transaction. En d’autres mots, si les participants décident de payer les frais de transaction, vous recevrez le montant total associé à la mise finale du lot sans diminution liée aux frais administratifs.
Si vous avez choisi d’éviter les plateformes de paiement, vous devrez contacter chacun des gagnants par vous-même pour qu’ils puissent régler leur facture.
Imprimer le rapport de fin d’encan
Le Rapport d’encan vous permet de voir comment vous avez majestueusement progressé vers votre objectif.
Entre autres, s’y trouvent :
- Le nombre de participants, de lots et de mises;
- Les partenaires;
- Le graphique de progression;
- Le montant total amassé;
- Et plus encore.
Le Rapport d'encan vous permet aussi d’obtenir une version imprimable de toutes les informations qui se retrouvent sur la plateforme pour les partager avec votre équipe.
Par exemple, vous y trouverez tout ce qui est lié aux finances et à la progression de l’encan, mais surtout, le nom des donneurs, des participants et des gagnants, ainsi que leurs coordonnées.
Si le cœur vous en dit, on vous encourage à partager certains chiffres sur les réseaux sociaux. Vos belles réussites encourageront fort probablement vos abonnés à vous soutenir encore plus dans vos futures activités de financement.
Contacter les gagnants et assurer la récupération des lots
Les informations précédemment nommées seront utilisées afin de remettre à vos participants ce qui leur revient de droit : les lots qu’ils ont remportés.
En effet, après votre événement, il relève de votre responsabilité de vous assurer que tous les gagnants sont en mesure de récupérer leurs lots.
Au besoin, vous pouvez utiliser notre document de suivi de remises des lots, qui peut être rempli avec les informations dans l’onglet « gagnants » de votre rapport de fin d’encan.
N. B. : Le système de messagerie se ferme automatiquement 24 heures suivant la fermeture d’un encan.
Réassigner des lots au besoin
Si une personne se désiste pour l’achat d’un lot, il est important d’agir rapidement et de réassigner le lot au prochain miseur. Une fois que cela sera fait, celui-ci recevra un message automatisé pour l’aviser de sa victoire.
Trouver des preneurs pour les lots restants
Zut alors! Certains lots cherchent toujours preneurs? Même si votre encan est terminé, il n’est pas trop tard pour relancer vos participants.
Tout d’abord, vérifiez les prix de ces lots et ajustez-les au besoin ou présentez un rabais qui incitera les participants à ne pas rater cette aubaine.
Remercier les participants et vos partenaires
Une fois que votre événement se termine, n’oubliez surtout pas de remercier tous ceux qui ont rendu cette collecte de fonds possible! Voici nos exemples de lettres de remerciement pour les participants et les partenaires. Tout le monde veut savoir à quel point ils ont contribué à une bonne cause.
Pensez aussi à publier du contenu en lien avec votre encan : des images, vos résultats, des citations des participants, etc. Ces contenus contribueront à donner un sens de fierté à vos donateurs et encourageront certainement d’autres personnes à participer à votre prochaine collecte de fonds.
Remettre des reçus officiels de dons ou de charité, s'il y a lieu
Si vous décidez de fournir des reçus officiels de dons ou de charité, une estimation de la valeur du crédit d’impôt admissible pour la mise sera affichée directement dans la page du lot, permettant à l’enchérisseur d’évaluer le retour potentiel d’une mise. Cette valeur sera aussi présente dans les rapports et les factures.
À la fin de l’encan, il faudra vous assurer de remettre ces reçus vous-même. Pour savoir quelles informations inclure sur ces reçus, vous pouvez consulter les exemples sur le site Web de l’Agence du revenu du Canada.
Faire un bilan
Au besoin, planifiez une rencontre d’équipe pour faire un retour sur votre activité de financement.
En équipe, recensez les éléments suivants :
- Ce qui a bien été ou non;
- Le déroulement de l’événement;
- Les rétroactions des participants;
- Quel type de lots ont été les plus populaires?
Et maintenant?
Battez le fer pendant qu’il est chaud, planifiez votre prochaine collecte de fonds!
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