Avant l'encan

Un des avantages de Followmybid, c’est la possibilité d’organiser une activité de financement 100 % en ligne et d’économiser sur de nombreux coûts… mais ce n’est pas votre seule option! Les événements hybrides ou en présentiel sont aussi d’excellents choix.

100 % en ligne : on ose!

Depuis quelque temps, les événements en ligne ont la cote! Avec Followmybid, organiser une collecte de fonds avec une approche entièrement numérique et accessible à tous est plus facile que jamais.

Vous n’avez qu’à créer votre compte, personnaliser votre encan, ajouter vos lots et le tour est joué! Vous pourrez : suivre votre progression vers votre objectif de financement en temps réel, modifier vos lots, ou bien en ajouter des nouveaux en cours d’encan, communiquer avec les participants à travers la plateforme, imprimer des rapports et plus encore.

Étant donné que de plus en plus de gens sont à l’aise avec les transactions à distance, la plateforme vous donne même l’option d’accepter les paiements en ligne.

Si vous mettez à l’encan des lots symboliques ou électroniques (cartes-cadeaux, billets électroniques, etc.), vous n’aurez pas besoin de vous déplacer pour la remise de ces lots non plus! Pour les lots physiques, n’oubliez pas de prévoir les modalités pour que les participants prennent possession de leurs lots.

Un événement hybride, c’est quoi?

C’est une solution idéale lorsque vous organisez un événement en personne et que, pour une raison ou pour une autre, vous voulez aussi atteindre un groupe de bienfaiteurs éloignés qui ne peuvent pas se rendre sur place. 

Tout ce que vous devez faire, c’est organiser un événement en présentiel qui intègre aussi des éléments virtuels. Avec Followmybid, c’est tout simple : vous pouvez publier votre encan d’avance sur la plateforme pour créer de l’engouement, ce qui incitera les gens à se déplacer pour les lots qui les intéressent. De plus, vous pouvez permettre le début des enchères seulement lors de l’événement, ou laisser les gens commencer à miser quelques jours plus tôt, à vous de décider! 

L’événement en présentiel vous permettra de faire plusieurs choses. Premièrement, l’animation en personne pourra faire mousser les ventes et encourager vos participants à miser à partir de leurs cellulaires ou des tablettes que vous fournirez sur place. 

Ensuite, vous pourrez partager des photos de votre événement en temps réel avec les personnes qui participent à distance. Celles-ci pourront enchérir à distance et participer de n’importe où! Il suffit de leur envoyer le lien vers votre site d’encan et elles seront parmi vous virtuellement! Et si ça vous dit, pourquoi ne pas filmer et diffuser la remise des lots en direct?

Le classique en présentiel

Même les événements en présentiel peuvent bénéficier d’un coup de main de la technologie! Eh oui, avec Followmybid, vos participants peuvent assister à l’événement et miser directement à partir de leur téléphone cellulaire. 

S’ils n’ont pas de cellulaire, pas de problème! Notre plateforme permet d’avoir des administrateurs et des assistants qui pourront miser en leur nom de n’importe quel appareil mobile. Vous avez aussi l’option d’offrir le prêt de tablettes ou d’avoir un ordinateur disponible sur place!

Offrez à vos participants une expérience complète avec une soirée à thème. Vous pourrez créer des visuels en conséquence, envoyer des invitations créatives, et même trouver des lots dans l’esprit de votre thème.

Un peu d’inspiration

Vous avez trouvé la date idéale pour votre encan? Mettez en place des éléments temporels concrets pour y arriver!

Certains facteurs peuvent être pris en compte lors du choix de la date, comme les autres événements ayant lieu au même moment, la saison, la disponibilité des participants ainsi que de leurs habitudes. C’est pour cela que connaître son public cible est un élément primordial dans la planification de toute collecte de fonds.

Sachez que la plateforme Followmybid vous permet de repousser la date de fin de votre encan à volonté pour atteindre votre objectif. La date à laquelle vous devez le plus réfléchir est donc la date de début.

Maintenant que vous savez quand se déroulera votre encan, déterminez les moments clés auxquels vous poserez certaines actions.

Voici un outil de planification qui risque de s’avérer fort utile :

Premièrement, on vous suggère de vous fixer un objectif de financement. Cet objectif servira d’élément déclencheur pour mobiliser les bénévoles, les organisateurs, les partenaires et les participants.

Calcul de l’objectif

Si vous n’avez aucune idée de quel est votre objectif financier mis à part « récolter des fonds », voici quelques pistes de solutions :

Qui dit encan, dit lots. Où allez-vous trouver les lots pour lesquels vos participants entreront dans une lutte féroce?

Par l’entremise de vos partenaires!

Sortez vos plumes et votre encrier, et n’hésitez pas à leur suggérer le type de lots qu’ils pourraient vous offrir. Le type de lots demandés peut varier énormément selon votre organisation, de la thématique de votre soirée et de votre public cible.

Pour obtenir des lots de la part de vos partenaires, il est important de leur faire miroiter la visibilité qu’ils obtiendront en vous encourageant. Si vous êtes un organisme enregistré, vous pouvez aussi leur spécifier qu’ils obtiendront un reçu pour crédit d’impôt ou un reçu donnant droit à une déduction fiscale lors des impôts pour les lots octroyés. Un argument alléchant!

Tout sur le partenaire principal

L’un de vos partenaires souhaite devenir un acteur clé lors de votre événement? La première étape sera de vous renseigner sur ses besoins et ses attentes afin que toutes les parties y trouvent leur compte.

Puisque l’implication de ce partenaire dépasse celle des autres partenaires ou bien celle des commanditaires, pourquoi ne pas lui offrir un petit plus pour solidifier votre alliance? Par exemple, mettez son image de marque de l’avant en lui offrant le rôle de partenaire principal. Cela veut dire que votre événement sera présenté en collaboration avec ce partenaire et que son logo apparaîtra dans l’en-tête de votre encan.

Vous avez dit visibilité?

Et comme on a votre réussite à cœur, notre équipe a créé un plan de visibilité que vous pouvez utiliser tel quel pour vos partenaires. Vous le trouverez en annexe de ce guide, et vous pourrez aussi le télécharger séparément pour l’envoyer directement à vos partenaires potentiels.

N. B. : Bien que notre plan de visibilité soit classé selon les notions de partenaires platine, or, argent et bronze, sachez que vous aurez le loisir de nommer les catégories comme bon vous semble!

Alerte à la page blanche!

Solliciter des lots? Pas facile!

On vous recommande de personnaliser l’exemple suivant selon votre personnalité et celle de votre organisation. Tout de même, on sait que vous ne direz pas non à ce petit coup de pouce!

Si vous voulez que votre encan soit un succès, il ne faut surtout pas oublier d’en faire la promotion! Évidemment, les canaux de communications que vous utiliserez pour attirer des participants dépendront de votre budget, du format de votre événement et du type de produits à l’enchère, mais on a tout de même quelques suggestions pour vous inspirer.

À propos des réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont essentiels à la promotion d’un événement. Grâce à ceux-ci, votre encan peut profiter d’une grande vitrine à faible coût.

Vous pouvez annoncer les partenaires, répondre aux questions du public, effectuer des rappels, et même partager les contenus amassés durant l’activité après la fin de celle-ci. Il peut aussi être pertinent de vous servir de vos pages ou plateformes sociales pour promouvoir vos lots populaires ou vos lots en vedette.

N’oubliez pas de demander à vos commanditaires et partenaires de partager les publications les plus pertinentes pour eux. Vous devrez probablement les relancer à chaque fois puisqu’ils ne suivent pas nécessairement vos pages au quotidien.

Si le budget le permet, vous pouvez aussi faire des publications mises en avant (boostées) ou des campagnes publicitaires.

Calendrier de contenu

Voici un exemple de calendrier de contenu à ajouter à votre stratégie de médias sociaux lors de l'organisation d'une vente aux enchères en ligne.

Pour vous faciliter la tâche, vous devez établir une liste des lots que vous allez offrir. Pour ce faire, notre équipe a mis à votre disposition un catalogue d’idées de lots pour vous inspirer. Après avoir déterminé votre sélection de lots à mettre aux enchères, vous devrez rédiger la fiche de chacun de ses lots et l’inclure dans la section lots sur la plateforme.

Pour simplifier le processus de gestion des nouveaux lots et pour savoir précisément quoi inscrire sur la fiche des lots, veuillez consulter notre article de blogue présentant les différentes étapes de création de lots et un formulaire de soumission de lots à remettre à vos partenaires.

Vous devrez aussi planifier la méthode de récupération des lots (autant pour vous, qui irez les chercher chez vos partenaires, que pour les gagnants, qui viendront les récupérer après l'encan).

Vous avez tout? Parfait!

Maintenant, sachez que vous avez le droit de peaufiner votre produit dans l’intimité. Oui, oui. Vous pouvez configurer tranquillement votre encan et le voir en mode prévisualisation avant de le publier au reste du monde.

Pour la configuration, on vous conseille de suivre les étapes du tableau de bord de la plateforme. Elles sont placées dans l’ordre optimal pour créer un encan sans embûches, mais vous pouvez tout faire dans l’ordre de votre choix.

Si vous n’êtes pas encore absolument certain que tout est en ordre, consultez notre liste de contrôle préencan.

Règlements de votre encan

Bien qu’un encan en ligne se veut être une activité divertissante et mobilisatrice, il est normal que certaines exigences doivent être respectées. Il vous est donc possible d’inclure des normes et consignes pour l’encadrement de votre événement afin d’assurer son bon déroulement dans les paramètres de votre encan en vous rendant dans la section Règlements de l’encan dans votre tableau de bord. Certaines rubriques des règlements seront activées automatiquement en fonction des fonctionnalités que vous configurerez.

Mettez de côté les chéquiers et les livrets de facturation et profitez d’une connexion simple et sécuritaire avec Stripe pour accepter les paiements.

C’est quoi Stripe? Stripe est un processeur de paiement qui permet de gérer, d’effectuer et de régler des paiements et des achats en ligne.

Notre équipe a intégré cette fonctionnalité dans le but de vous offrir une solution simplifiée de gestion de paiements. Pour commencer à accepter les paiements en ligne, vous devez configurer cette fonctionnalité dans les paramètres de votre encan dans la section Activer le paiement avec Stripe. Une fois le processeur de paiement connecté, il sera possible pour vos participants d’acquitter leur facture en ligne avec une carte de crédit.

Il est maintenant temps de mettre de l’avant les fruits de vos efforts et en faire profiter votre public cible. Après avoir révisé une dernière fois que vous avez bien rempli tous les paramètres de votre encan, vous pouvez publier celui-ci même si la date de début n’est pas encore arrivée. En publiant votre encan un peu d’avance, il vous sera maintenant possible d’inviter vos participants. Cela leur permettra de visualiser votre site d’encan et d’explorer les lots pour être plus que préparés à la date du lancement. Par contre, vos participants ne seront en mesure de miser qu’à la date de début de votre encan.